1.    طلب خطي موقع يوجههُ الأب إلى القنصل على عنوان السفارة يطلب فيه إصدار بيان ولادة عراقي لابنه أو ابنته، مع ذكر الاسم الكامل للطفل وتاريخ ومكان ميلاده، ومن الضروري كتابة العنوان البريدي الكامل ورقم الهاتف في أسفل الطلب، ليتسنى للسفارة الاتصال في حالة وجود سؤال أو استفسار... مع مراعاة أن تكون كافة الأوراق المستنسخة الخاصة بالمعاملة بحجم A4.

2.    تصديق بيان الولادة الألماني الأصلي الصادر من المستشفى في بلدية المدينة ومن ثم دائرة التصديقات التابع لوزارة الخارجية الألمانية الكائن في مدينة كولن وعلى العنوان التالي:

Bundesverwaltungsamt

Referat И B4

50728 Köln/ Tel: 01888-358-5025/5008

ويرسل بيان الولادة الأصلي المصدق من الخارجية الألمانية مع  المعاملة.

3.       هوية الأحوال المدنية الأصلية للأب أو نسخة ملونة واضحة عنها.

4.    هوية الأحوال المدنية الأصلية للأم أو نسخة ملونة واضحة عنها، أو جواز سفرها في حالة الأم الأجنبية التي لا تحمل الجنسية العراقية.

5.       صور ملونة عدد 2 لكل طفل.

6.       نسخة ملونة من عقد الزواج العراقي أو الألماني الرسمي.

7.       تكون الرسوم الإجمالية المترتبة على إصدار بيان الولادة العراقي كالآتي:

أ‌.         تصديق صحة ختم على ختم الخارجية الألمانية (5) يورو.

ب‌.     رسوم إصدار بيان الولادة العراقي (13) يورو.

ت‌.   طوابع بريدية بقيمة (3.5) يورو أو (5) يورو(عملة ورقية نقداً إذا كانت المعاملة عن طريق البريد ، لان الرسائل التي تحتوي عملة معدنية معرضة للسرقة).

8.    بعد تحضير جميع المستمسكات أعلاه ترسل إلى السفارة عن طريق البريد المسجل Einschreiben في حال عدم رغبة المواطن بالحضور، كما ويمكن الحضور شخصياً إلى السفارة بدون موعدٍ مسبق بين الساعة التاسعة صباحاً والثانية عشر ظهراً لانجاز المعاملة.